Les différentes solutions de facturation et de comptabilité pour les très petites entreprises

Lorsque l’on démarre une activité ou que l’on consolide une activité, maitriser la facturation, c’est à dire faire rentrer de l’argent efficacement, est vital pour l’entreprise. Plusieurs solutions logicielles sont disponibles sur le marché.

 Je vous propose de vous faire une présentation concrète enrichie de mon expérience de créateur d’entreprise innovante (startup) et de responsable informatique. Par ces deux postes j’aborde les aspects commerciaux, développement et pilotage commercial, financier et comptable ainsi que l’aspect de technologie informatique.

  Pour qu’une activité soit pérenne dans le temps il est nécessaire de lui assurer de la stabilité et des ressources. Un des piliers est la ressource financière. Constituer une trésorerie est indispensable.

L’erreur la plus courante et hélas la plus répandue dans l’imaginaire collectif est de se dire et d’accepter de commencer l’activité sans gagner d’argent et de se donner plusieurs mois ou dans le pire des cas une année pour commencer à en gagner.

L’erreur provient d’une erreur d’interprétation. Ne pas gagner d’argent ne doit pas signifier de ne pas facturer. Cela veut simplement dire pour une petite entreprise qu’au démarrage les recettes ne couvrent pas les dépenses. Bien sûr dans le démarrage d’un projet il est nécessaire de pouvoir faire des investissements de départ et éventuellement se donner le temps de fabriquer son outil de travail permettant de servir ses clients.

Dans cette phase de démarrage, mon principe fort peut se résumer par Think Big, Start Small, Act Fast.

  • Penser Grand et concevoir Grand. Avoir de l’ambition.
  • Commencer Petit. Avoir un périmètre de démarrage limité et simple. Pour les projets innovants cela se traduit par une offre simple avec un MVP (Minimum Viable Product)
  • Agir rapidement. Être rapide et Agile.

Selon la taille de votre projet plusieurs solutions plus ou moins pertinentes s’offre à vous. Il est impératif qu’a ce stade vous soyez au clair avec vos objectifs à court terme, moyen terme et long terme. Vous avez besoin de clarifier votre stratégie pour assurer un développement optimal et sans erreur ni culs de sacs techniques et technologique.

Par exemple, si votre projet est d’avoir une petite activité d’auto-entrepreneur en faisan des services uniquement à des particuliers et de dégager seulement 20000 € de chiffre d’affaire chaque année une solution de facturation sur tableur excel ou word est peut-être suffisante ou une solution logicielle de devis et facturation légère en ligne.

Les solutions tout en ligne sans logiciel installé sur un ordinateur en local

  • ERP, boutique en ligne, facturation
  • Est-ce que la comptabilité est entièrement externalisée.
  • Les éditeurs pour les TPE :EBP, Sage, logiciels indépendants. La qualité du support technique.
  • Logiciel adapté à votre secteur d’activité ou bien un logiciel plus généraliste. 

 

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Les exigences légales de conformité de la TVA pour la facturation

C’est une obligation légale imposée par l’état pour lutter contre la fraude à la TVA.

L’Administration Fiscale intensifie sa lutte contre la fraude à la TVA et instaure l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié pour l’enregistrement des règlements clients depuis le 1er janvier 2018.

La loi anti-fraude à la TVA entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018, a pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes. Elle impose l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse certifié, satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Attention tout le monde n’est pas concerné. Si vous n’êtes pas concerné vous n’avez pas besoin d’adopter un logiciel conforme. Qui dit logiciel conforme dit contraintes notamment obligation de valider la facture finale avec impossibilité de modifier ni de supprimer une facture validée. Les différentes contraintes imposent d’étudier les cas le cas de figure normal du processus de vente:

  • établissement d’un devis
  • validation du devis par le client
  • validation de la commande
  • prise de l’acompte de commande optionnel
  • édition du bon de commande
  • facture proformat
  • remise de facture d’acompte
  • livraison du produit ou service avec preuve le bon de livraison
  • établissement de la facture
  • règlement de la facture avec échéances et prise en compte des accomptes
  • dépôt des règlements à la banque
  • établissement du journal d’encaissement quotidien
  • comptabilisation de la vente en comptabilité
  • retour et remboursement client
  • reprise de marchandise
  • correction d’erreurs de facturation et de règlement

Source https://www.ebp.com/aide-support/informations-legales/loi-anti-fraude-tva

Legifrance https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2016/12/29/ECFX1623958L/jo/article_88

Bulletin official des finances publiques-impôts : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10693-PGP  

Les entreprises concernées doivent posséder obligatoirement un logiciel conforme à l’article 88 de la loi des finances de 2016.

 

Mots-clés: logiciel de gestion commerciale ; facturation ; encaissement, comptabilité ; TPE, très petite entreprise ; conformité loi anti-fraude TVA, logiciel conforme, finances publiques, l’article 88 de la loi des finances de 2016.

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